Lösning

Molnkontoret Workspace

En digital arbetsplattform för dokument, filer, möten och samverkan. Utformas efter er verksamhet som ny huvudplattform, ersättare eller komplement.

En arbetsplattform utformad för er verksamhet

Molnkontoret Workspace kan samla de funktioner ni väljer för dokument, filer, möten och samverkan. Det kan bli er nya gemensamma arbetsplattform, ersätta en befintlig miljö eller komplettera den för vissa arbetssätt.

Vi börjar med era arbetssätt och befintliga system. Därefter väljer vi vilka funktioner, integrationer och vilken driftmodell som behövs. Vår referensmiljö visar ett möjligt upplägg, men sätter inte gränsen för en kundanpassad arbetsyta.

Omfattningen kan vara ett särskilt samarbete, en del av verksamheten eller en arbetsmiljö för hela organisationen. I varje upplägg behöver vi besluta om användare, behörigheter, dataplats, backup, support, export och förvaltning.

Diskutera ert Workspace-upplägg Se guider och stöd

EXEMPEL PÅ UPPLÄGG Från behov till förvaltad arbetsyta Tre delar som utformas tillsammans med er.

Användningsfall

Vad ska ni göra? Till exempel samarbeta i projekt, hantera dokument eller dela intern kunskap.
Åtkomst och kontroll

Vilka ska kunna delta, dela och administrera? Vi planerar roller, behörigheter och externa parter.
Drift och förvaltning

Var ska data finnas, och vem ansvarar för backup, support, förändringar och en möjlig exit?

Office, dokumentredigering och filsamverkan

Molnkontoret Workspace kan användas som en kontrollerad arbetsyta för dokument, kalkylblad, presentationer och delade filer. Användare kan arbeta i vanliga dokumentformat via webben eller lokala klienter, beroende på editor, format och arbetssätt.

Ny arbetsplattform, ersättare eller komplement.

Workspace kan samla office, filer och samverkan i en ny miljö, ersätta en befintlig kontorsmiljö helt eller delvis eller fungera bredvid den. Vilka funktioner som ska ingå avgörs av era behov och prövas med era dokument och arbetssätt. Läs mer om ett alternativ till Microsoft 365 och om säker dokumentdelning.

Extern samverkan

Minska licenskostnader där licenser kan avvecklas

För många organisationer har office-, samarbets- och cloud-licenser blivit en återkommande kostnad som växer med antal användare, tilläggsfunktioner och nya AI-paket.

Oavsett om Workspace blir er huvudsakliga arbetsplattform, ersätter vissa funktioner eller kompletterar befintliga verktyg behöver kostnaden bedömas mot funktioner, kontroll över data och den drift ni faktiskt behöver.

En besparing uppstår först när befintliga licenser faktiskt kan avvecklas. En kompletterande arbetsyta kan i stället öka totalkostnaden, men ge bättre kontroll över data och åtkomst. Jämför därför licenser, drift, support, integrationer, migration, utbildning, förvaltning och exit för ert användningsfall.

Bedömningen behöver också omfatta molntjänster och GDPR, AI-dataflöden, kompatibilitet och den praktiska kostnaden för en framtida flytt.

Så inför vi Workspace.

Vi utgår från era arbetssätt och krav. Införandet kan omfatta hela organisationen från start eller genomföras stegvis. En pilot kan hjälpa er att pröva osäkra val; när behoven redan är klara planerar vi införandet i den omfattning som behövs.

1. Behov och omfattning

Kartlägg användare, dokumentflöden, samarbete, krav och befintliga system. Bestäm vilka delar av verksamheten införandet ska omfatta.

2. Uppsättning

Etablera arbetsytan med de funktioner, behörigheter, integrationer och driftval som behövs för det valda upplägget.

3. Verifiering

Pröva dokument, åtkomst och samarbete med berörda användare. Testa integrationer och återställning där de ingår.

4. Överlämning och förvaltning

Dokumentera lösningen, ge stöd vid införandet och planera ansvar, support och fortsatt förvaltning.

Ett införande som passar er verksamhet.

Vi planerar funktioner, migration, stöd och förvaltning utifrån det upplägg ni väljer.

Diskutera ert Workspace-upplägg Se säker dokumentdelning

Funktioner som kan ingå i Workspace.

Lösningen sätts upp utifrån ert användningsfall. Vi går igenom behovet av dokument, möten, kalender, projekt, ärenden och kunskapsdelning innan vi väljer funktioner, integrationer och driftmodell. Ärendehantering kräver ett särskilt val av system eller integration.

Filer och delning

Samla filer och mappar med versionshistorik, synk och styrd delning internt eller med externa parter, utifrån era behörighetsbehov.

Dokument och redigering

Arbeta med dokument, kalkylblad och presentationer i webben eller lokalt. Val av editorer och arbetsflöden beror på format och behov.

Möten och samtal

Samla möten och samtal i arbetsytan när det behövs för interna team, kunder eller externa samarbeten.

Kalender och planering

Samordna kalendrar, möten och gemensam planering när det är en del av användningsfallet. Kopplingar till befintliga kalendrar bedöms separat.

Projekthantering

Ge team en gemensam överblick över uppgifter, ansvar och projektmaterial. Vi utformar arbetssätt och eventuell integration efter projektets behov.

Ärendehantering

När ärenden behöver hanteras väljer vi med er ett lämpligt system eller en integration med ert befintliga flöde. Funktion, ansvar och omfattning prövas i kundens upplägg.

Intern kunskap

Samla rutiner, beslut och projektkunskap så att medarbetare kan hitta och förvalta information över tid.

Identitet och åtkomst

Planera användare, grupper, roller, SSO och extern åtkomst med tydligt ansvar för behörigheter och livscykel.

Drift och förvaltning

Bestäm dataplats, backup, uppdateringar, supportvägar, export och uppföljning som en del av den valda driftmodellen.

Behöver användare eller administratörer stöd?

Supportcentret samlar praktiska guider för konto, filer, delning, appar, säkerhet och förvaltning.

Öppna supportcenter

Tre sätt att införa Workspace.

Valet utgår från ert nuläge och de funktioner ni behöver. Workspace kan bli den gemensamma arbetsplattformen direkt, ersätta en befintlig miljö eller komplettera den.

Skapa en ny arbetsplattform

Samla dokument, filer, möten och samverkan i en gemensam miljö när organisationen saknar en sammanhållen arbetsplattform.

Gemensamma arbetssätt
Valda funktioner och integrationer
Planerad drift och förvaltning

Ersätt en befintlig plattform

Planera flytten från en befintlig plattform, helt eller i valda delar. Vi kartlägger beroenden och prövar kompatibilitet, behörigheter och migration före övergången.

Behovs- och kompatibilitetsanalys
Migreringsplan
Verifierade arbetsflöden

Komplettera befintliga verktyg

Behåll nuvarande miljö där den fungerar och använd Workspace när vissa samarbeten behöver ett annat upplägg för åtkomst, drift eller förvaltning.

Tydligt användningsfall
Samspel med befintliga system
Vald kontrollnivå

Kontrollen sitter i besluten runt arbetsytan.

En samarbetsyta blir trygg först när det går att svara på var data finns, vem som har åtkomst, hur backup fungerar, vem som får administrera och hur ni tar er vidare om kraven ändras.

✓Dokumenterad driftmodell: EU, svensk, dedikerad eller kundägd.

✓Spårbara behörigheter, externa delningar och administrativ åtkomst.

✓Export och möjlighet att byta riktning innan tjänsten blir verksamhetskritisk.

✓Förvaltningsrapporter för IT, dataskydd, informationssäkerhet och ledning.

När passar Workspace?

Workspace passar när ni behöver en fungerande arbetsyta med tydliga beslut om dataplats, åtkomst och förvaltning – oavsett om ni bygger nytt, byter plattform eller kompletterar befintliga verktyg.

Projekt med externa parter

En gemensam arbetsyta för kunder, leverantörer, partners eller rådgivare där åtkomst, delning och ansvar behöver vara tydligt.

Dokumentflöden med högre krav

Personuppgifter, företagshemligheter, FoU-material eller beslutsunderlag där det inte räcker att bara skicka filer fram och tillbaka.

Särskild yta för vissa samarbeten

En egen arbetsyta för team, processer eller externa parter som behöver tydligare åtkomst och ansvar vid sidan av befintliga verktyg.

Intern kunskapsdelning

En gemensam plats för rutiner, projektkunskap och dokumentation när informationen behöver vara lätt att hitta och förvalta.

Gemensam arbetsplattform

För organisationer som vill samla filer, dokument, möten och samverkan i en arbetsmiljö som utformas för hela verksamheten.

Byggd för praktisk svensk införbarhet.

Vi väljer komponenter utifrån ert användningsfall. Molnkontorets roll är att utforma, införa och förvalta helheten så att ansvar, funktion och möjlighet att förändra lösningen är tydliga.

Alternativ	Styrka	Molnkontorets roll
Befintlig kontorsmiljö	Funktionsrika, välkända och ofta djupt integrerade.	Workspace kan komplettera eller ersätta den när verksamheten behöver en annan kombination av funktioner, kontroll och drift.
Öppna komponenter	Rörlighet, teknisk transparens och möjlighet att anpassa driftmodellen.	Molnkontoret paketerar, inför och förvaltar lösningen så ni slipper äga varje tekniskt val själva.
Intern IT	Nära verksamheten och kontroll över egna miljöer.	Vi fungerar som specialiststöd för implementation, runbooks, integration och planerad förvaltning.

Vanliga frågor om Workspace.

De flesta frågor handlar inte om en enskild funktion, utan om hur arbetsytan införs, ägs, förvaltas och kan förändras över tid.

Måste vi börja med en pilot?

Nej. Workspace kan införas som ny arbetsplattform, ersätta en befintlig miljö eller komplettera den. En pilot är ett alternativ när ni vill pröva funktioner och arbetssätt före ett större beslut.

Fungerar det på dator och mobil?

Ja. Användare kan arbeta via webben och med klienter för dator och mobil där synk eller lokal åtkomst behövs.

Kan dokument redigeras på flera sätt?

Ja. Dokument kan redigeras i webben eller lokalt beroende på format, editorer, klienter och arbetssätt. Vi går igenom vad som passar innan bred användning.

Kan vi migrera befintliga filer?

Ja, men migration bör planeras. Vi börjar med struktur, ägare, behörigheter, dubbletter, retention och vilka ytor som faktiskt ska flyttas.

Vad händer om vi vill avsluta eller flytta lösningen?

Exit ska beskrivas från början. Vi kartlägger vilka data, strukturer och behörigheter som behöver kunna flyttas, samt testar relevanta exportvägar i det valda upplägget.

Var lagras data?

Det beror på era krav och vem som ska ansvara för driften. Tillsammans väljer vi en lämplig dataplats och driftmodell, till exempel en svensk, europeisk, dedikerad eller kundägd miljö.

Vilken support ingår?

Vi utformar supportvägar, administratörsstöd och förvaltning utifrån hur arbetsytan ska användas. Om ni behöver bemannad jour eller löpande helpdesk tar vi med det i planeringen.

Kan Workspace integreras med befintliga system?

Ja, när det finns ett tydligt behov. Integrationer bör knytas till konkreta flöden, identitet, dokumenthantering eller rapportering snarare än aktiveras för sakens skull.

Ingår samma funktioner hos varje kund?

Nej. Vi börjar med era arbetssätt och krav. Dokument, möten, intern kunskapsdelning och externa samarbeten kan kräva olika funktioner, integrationer och driftmodeller. Omfattningen bestäms i införandet.

Offentliga exempel på kontrollerad samverkan

Andra organisationers vägval visar möjliga användningsfall för öppna samarbetskomponenter. De är inte Molnkontorets kundprojekt och säger inget om vilka funktioner som ingår i en viss Workspace-leverans.

Stegvis förändring i Schleswig-Holstein

Delstaten beskriver att Nextcloud stegvis ersätter SharePoint som samarbetsplattform och redan används i flera förvaltningar. Det är en del av en bredare omställning, inte ett färdigt byte av hela Microsoft 365.

Läs delstatens pressinformation från 2025

Dokumentdelning i fransk utbildning

Frankrikes utbildningsministerium beskriver en Nextcloud-tjänst för personalens lagring, synkronisering och delning av dokument. Exemplet avser dessa arbetsflöden, inte en full ersättning av kontorsprogram.

Läs ministeriets tjänstebeskrivning

Guider för kontroll över molntjänster, GDPR och exit.

Fördjupa beslutsunderlaget med svenska guider om digital suveränitet, molntjänster och GDPR, Cloud Act, risker kopplade till tredjeland, kundägd drift och exitstrategi från molntjänster.

digital suveränitet molntjänster och GDPR säkra molntjänster NIS2 och cybersäkerhetslagen molnstrategi Cloud Act och risker kopplade till tredjeland exitstrategi från molntjänster kundägd drift Molnkontoret Workspace säker dokumentdelning extern samverkan alternativ till Microsoft 365

Whitepaper

Läs ett samlat whitepaper om digital suveränitet, mognad, risk, vägval och nästa steg.

Whitepaper om digital suveränitet

Utforma en arbetsyta som passar er verksamhet.

Berätta vad ni behöver samla, förändra eller ersätta. Vi hjälper er bedöma vilket Workspace-upplägg som passar och vad införandet behöver omfatta.

Diskutera Workspace